Administratief medewerker leerlingenadministratie

Graag komen wij in contact met enthousiaste kandidaten voor de functie van

Administratief medewerker
leerlingenadministratie

Omvang: 32 tot 40 uur per week
Aanvang: uiterlijk 1 september 2019

De administratie en secretariële ondersteuning binnen Onderwijscentrum Leijpark wordt, na invulling van deze vacature, verzorgd door 4 medewerkers (1 managementassistent, 3 administratief medewerkers).

De administratie is onderverdeeld in 3 aandachtsgebieden, te weten:

  • leerlingenadministratie & ondersteuning gedragswetenschappers;
  • personeelsadministratie;
  • financiële administratie.

Iedere administratief medewerker is verantwoordelijk voor één aandachtsgebied maar kan daarnaast op hoofdlijnen ondersteunen bij de overige aandachtsgebieden. De afdeling is gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering en de bewaking van alle administratieve handelingen op deze gebieden binnen onze school. De salarisadministratie wordt uitgevoerd door een administratiekantoor.

Je werkt binnen deze functie nauw samen met de teamleiders, gedragswetenschappers, intern begeleiders en arbeidstoeleiders. Je ondersteunt de gedragswetenschappers en bent verantwoordelijk voor het gehele administratieve proces rondom het aanvragen van de toelaatbaarheidsverklaringen (TLV’s) bij de diverse samenwerkingsverbanden voor Passend Onderwijs. Tevens onderhoud je contacten met diverse afdelingen van Libra Revalidatie en Audiologie.

Werkzaamheden leerlingenadministratie

  • scannen, invoeren, beheren en archiveren van leerlinggegevens in het digitale leerlingvolgsysteem (ParnasSys);
  • genereren, muteren en up to date houden van overzichten (o.a. in Excel);
  • in- en uitschrijven van leerlingen in de daartoe bestemde digitale systemen;
  • afhandelen inkomende telefoongesprekken (o.a. ziekmeldingen);
  • uitwisselen van gegevens met externe samenwerkingspartners (scholen en zorgpartners);
  • verzorgen van correspondentie.

Ondersteuning gedragswetenschappers

  • opstellen van planningen voor aanvraagprocedures en deze tijdsplanning bewaken;
  • genereren, muteren en up to date houden van overzichten met betrekking tot de TLV’s;
  • aanmaken van startdocumenten / formats;
  • verzamelen van relevante documenten en gegevens die de basis vormen voor de TLV’s die de gedragswetenschappers inhoudelijk onderbouwen;
  • aangeleverde documenten en aanvraagdossiers controleren op volledigheid;
  • tijdig signaleren van knelpunten in de tijdsplanningen en daar naar handelen;
  • gegevens invoeren en verwerken binnen verschillende digitale registratiesystemen;
  • het bijhouden van de (veranderingen binnen de) verschillende aanvraagprocedures van de samenwerkingsverbanden.

Opleiding, kennis en ervaring

  • afgeronde administratieve of secretariële MBO opleiding (niveau 4);
  • minimaal 3 jaar werkervaring in een brede administratieve functie;
  • kennis van het leerlingvolgsysteem ParnasSys is een pré;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • vaardig in het gebruik van Microsoft Office (met name Word en Excel);
  • affiniteit met speciaal onderwijs.

Je herkent jezelf in de volgende begrippen

  • flexibel en gemotiveerd;
  • nauwkeurig en accuraat;
  • pro actief en initiatiefrijk;
  • klantgericht en dienstverlenend;
  • communicatief sterk.

Wij bieden

  • een tijdelijke benoeming voor 32 tot 40 uur per week voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden;
  • salaris conform de CAO-PO schaal 5, maximaal €2416,- bruto op fulltime basis;
  • vakantieverlof (428 uur per jaar op fulltime basis) en overige arbeidsvoorwaarden (6,3% eindejaarsuitkering, eindejaarsuitkering OOP / vakantie uitkering) conform CAO PO.

Informatie
Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met de Liesbeth Vriens (administratief medewerker) via 013-5398972. Voor overige vragen kun je contact opnemen met Arjen Vredeveld, adviseur P&O, via telefoon: 013 5398850.

Interesse?
Reageren kan uiterlijk tot en met 9 juni 2019 door een motivatiebrief en CV te sturen naar werken@ocleijpark.nl. Sollicitaties zonder motivatiebrief worden niet in behandeling genomen.

De eerste gespreksronde staat gepland in de week van 17 juni 2019.

Het streven is om de sollicitatieprocedure voor 1 juli 2019 af te ronden.

Op www.ocleijpark.nl kun je meer informatie vinden. Op onze Facebookpagina staan regelmatig verhalen van leerlingen die trots zijn op wat ze bereiken: www.facebook.com/ocleijpark